Episodio 5 – Gestión del correo electrónico (II)

Cómo gestiono los correos electrónicos. Hábitos para tomar el control

• En primer lugar tengo desactivadas las notificaciones en los dispositivos móviles (iPhone y iPad). Ninguna notificación de nuevos correos me interrumpe durante la jornada.
• Planeo 3 momentos al día intencionalmente para mirar los correos y gestionarlos: a media mañana, después de la comida y antes de dejar el trabajo.

La urgencia de los demás no es mi prioridad

Mi flujo de trabajo

Mis hábitos en cuanto a la gestión de los correos se basan en una serie de preguntas que te resumo en este gráfico (hecho con mi app favorita de notas a mano, Goodnotes)

Mi aplicación de correo electrónico favorita: Spark

¿Qué criterios uso para elegir la mejor app de mail para trabajar?

• Diseño en general y facilidad de uso. La app que elija debe tener una interfaz que te ayude a procesar los emails de una manera fácil y rápida. Me debe dar las herramientas necesarias para hacer el trabajo que tengo que hacer y centrarme en procesar el correo electrónico, no perderme en complejos menús o tratar de descubrir difíciles características escondidas de la aplicación.
• Que admita atajos de teclado. No es un tema imprescindible, pero me permite irle ganando minutos en mi trabajoso los correos.
• Que tenga gestos personalizables. De esta manera puedes realizar una rápida acción sobre el correo de una manera natural y personalizarlo a tu gusto, con las acciones que más necesites o más uses, por ejemplo archivar, enviar a una determinada carpeta, enviar a tu aplicación de notas o a tu gestor de tareas.
• Que admita distintos tipos de cuentas. De esta manera puedes tener juntas cualquier clase de proveedor de mail, iCloud, exchange, gmail, IMAP, etc.
• Que pueda integrarse con otras apps o servicios. Si realmente quieres ser productivo, la app de correo que elijas debe integrarse con otras apps de productividad.

Por todo esto mi app favorita para gestionar el correo electrónico es Spark, porque es la que más se acerca, bajo mi punto de vista a los aspectos que acabo de mencionar. Además es gratis.

Una de las características más importantes que tiene Spark es la capacidad de personalizar los gestos cuando desplazas el dedo en un correo, en tu dispositivo móvil. Puedes configurar qué hace exactamente cuando deslizas a la izquierda o a la derecha y si haces un desplazamiento corto o largo, de esta manera se pueden configurar hasta 4 acciones.
Spark tiene una característica que nos ayudará también a ser más productivos a la hora de gestionar los correos que recibimos y es el Smart inbox. Este recoge los correos de tus cuentas y los organiza automáticamente en categorías como “notificaciones”, “Newsletters”, “personal”, y “vistos”.
La interfaz de Spark es simple y bonita. Hay una barra lateral que te muestra el calendario, los correos vistos recientemente y los archivados. Puedes personalizar esta barra lateral a tu gusto y según tus necesidades.
El buscador de correos de Spark es muy potente, gracias al input que tiene de lenguaje natural.

En marzo de este año Spark introdujo opciones de formato de texto dentro del correo que te ofrecen una gran variedad de posibilidades a la hora de dar un estilo a tus mensajes. A los ya típicos estilos de negrita, cursiva y subrayado, también puedes crear listas numeradas o sin numerar. También puedes usar distintos colores para los textos y resaltado.
Hay muchas más características en Spark que te ayudarán a ser más productivo con tus correos electrónicos, incluyendo enviar más tarde, recordatorios, plantillas de correos, la capacidad de poder tener múltiples firmas para tus distintas cuentas y más.
Recientemente han añadido características para colaborar, que puede ser un exponente importante para empresas que quieren usar Spark como cliente principal de correo.