INBOX ZERO
Existe una false idea en cuánto al significado de «bandeja de entrada a cero» o inbox Zero. No es simplemente tener tu bandeja de correo sin mensajes (como indica el nombre). Se trata más bien de una forma de procesar el correo electrónico, un hábito que afecta positivamente a tu productividad.
Según Merlin Mann (creador del concepto Inbox Zero) «se trata de tomar el control de tu correo electrónico, tu atención y tu vida. Ese “cero” no Indica el número de mensajes que tienes en la bandeja de entrada, sino que se refiere a la cantidad de tiempo que tu mente está pensando en esa bandeja de entrada. Especialmente cuando no quieres estar pensando en ello”.
Los correos electrónicos pueden representar un problema y minar la productividad:
- El email no es siempre el mejor método de comunicación. Muchas veces lo podríamos haber solucionado más rápido con una llamada telefónica
- El correo electrónico genera más correos. Y esto se multiplica cuando ponemos en copia a alguien. Si pones en copia a 7 personas, por ejemplo, después puedes recibir otros 7 correos más respondiendo, quizás solo con un “ok, recibido”. Pero algo tan simple como esto sigue requiriendo tu atención y sigue llenando tu bandeja de entrada, lo que hace cada vez más difícil discernir lo más importante y sobre todo tu estado de fatiga mental al ver tanto correo sin procesar en la bandeja de entrada.
- Los correos electrónicos crean una sensación de que hay que responder de manera inmediata.
- Las notificaciones en nuestros dispositivos móviles con respecto al correo electrónico son la peor distracción que podemos tener en nuestro día. Cada vez que recibimos esa notificación, el simple hecho de mirar a ver qué es, nos hace distraernos y perder el tiempo, pero no solo eso, si no también la concentración en lo que estábamos haciendo en ese momento.
- La bandeja de entrada de tus cuentas de correo electrónico no son un gestor de tareas, por tres razones:
- No tienes el control de lo que entra en la bandeja de entrada. Si el inbox del correo lo usas como recordatorio de tareas, cualquiera puede añadir tareas a él.
- Es difícil ver de un simple vistazo lo que hay que hacer sin abrir el correo electrónico y leerlo.
- No es nada efectivo ni eficiente tener tus tareas desperdigadas en varios sitios.
Prepárate para el Inbox Zero
Paso 1 – crea una carpeta en tu cliente de correo que se llame «Antiguos» o “desde tal fecha” o “sin procesar”. Vamos a arrastrar ahí todos los correos que tengas en la bandeja de entrada para ir procesándolos poco a poco (si tienes tiempo para hacer lo que te voy a proponer, hazlo de una vez).
Paso 2 – ve a la carpeta donde has archivado todos tus correos que has llamado “sin procesar”y vamos a ir uno a uno, tomando decisiones en torno a cada uno de ellos. Dependiendo del número de correos que tengas te va a llevar más o menos tiempo.
- Responde cualquier correo que te lleve menos de 2 minutos en hacerlo.
- Si tienes que realizar una acción sobre ese correo que te vaya a llevar más de 2 minutos, apúntalo en una aplicación de tareas y archívalo.
- Sé consciente de los correos con Newsletters y decide si realmente las estas leyendo. Si no es así, tómate un minuto en desuscribirte. Si crees que es interesante para leerla en otro momento, puedes anotarlo en tu aplicación de tareas y archivar el correo, o mandarlo a alguno de los servicios de «read later» disponibles como Pocket o Instapocket.
- Elimina cualquier correo sobre el que no tengas que hacer nada o no te interese.
- Archiva los correos que creas que vas a tener que consultar en un futuro (no los dejes en la bandeja de entrada).
Carles dice
Buenos días David,
Muchas gracias por tus aportaciones tanto en este podcast como en el de gsuite, un gran descubrimiento!
Quería hacete una pregunta respecto a la organización de la inbox 0.
Como tu explicas he creado la etiqueta para archivar todos los correos que actualmente tengo en la bandeja de entrada. Cuando los desplazo a dicha etiqueta «pre15julio20» me siguen apareciendo en la bandeja de entrada.
Es posible quitarlos de ahí?
Muchas gracias!
David Santos dice
Hola Carles.
Muchas gracias a tí por tu comentario. Me alegro que te gusten los podcasts que publico y su contenido.
Supongo que cuando me hablas de las etiquetas lo estás haciendo desde una cuenta de Gmail? Si es así, una ve etiquetado el correo solo tienes que archivar el mensaje, así lo tendrás en el archivo, pero colocado en su correspondiente etiqueta.
Espero que te sirva.
Un saludo.