Episodio 39 – Radiografía y análisis de mi aplicación de tareas: Things (características y funciones)

Esta es la primera parte de dos episodios en los que te voy a hablar de mi gestor de tareas, Things.
Hoy voy a hacer unas notas del episodio más completas, un artículo sobre todo lo que hablo en el episodio.
En este episodio/artículo vamos a ver las características de Things y las posibilidades que tiene y que han hecho que elija esta aplicación para que sea la columna vertebral de mi sistema productivo. En el siguiente episodio hablaré de cómo la tengo configurada, mis proyectos, áreas, contextos, etc, y cómo la uso en mi día a día.

Things está disponible para dispositivos de Apple, tanto Mac, como iPad y iPhone.
Como usuario de Apple, hay varias opciones en cuanto a aplicaciones de esta categoría, casi todas muy buenas.
Algo a tener en cuenta de Things, es que tienes que pagar por cada aplicación que instales en los distintos dispositivos. Si la quieres en el iPad, en el iPhone y en el Mac, tendrás que pagarla tres veces. Pero una vez las pagas, no vuelves a hacerlo hasta que no salga una versión nueva, para lo cuál pueden pasar 4 o 5 años y recibirás las actualizaciones de Things en todo momento.

Aplicaciones de tareas que he usado

Antes de pasarme a Things estuve usando Todoist (primer gestor de tareas que usé) durante 3 años y después di el salto a Omnifocus, que he usado durante otros 2 años.
La decisión de pasarme a Things la tomé porque quería simplificar mi aplicación de tareas, eliminar fricción y no pasarme más tiempo tocando configuraciones que usando la aplicación en sí. Esto junto a las ganas que tenía de probar Things 3.

A los pocos días de empezar a usar Things, sabía que me la quedaría. Las opciones que me da, para mí, son más que suficientes. Además la interfaz es bonita, agradable y simple. Me gusta entrar en la aplicación y trabajar en ella. Eso por ejemplo en Omnifocus no me pasaba tanto.

Características de Things

En realidad, si estás buscando una aplicación para gestionar tus tareas y proyectos, con ninguna de las tres que he mencionado te vas a equivocar. De hecho, con ninguna de las disponibles, que son muchas, incluso con una libreta y un boli. Lo más importante es tener claro tu sistema y tus flujos de trabajo.
Una de las razones para quedarme con Things, es su diseño. Está claro que solo el diseño no te soluciona los problemas productivos, ni se van a hacer las tareas solas. Pero cuando tienes que lidiar con un montón de proyectos y tareas, a la hora de abordar las revisiones y el día a día, tu aplicación debe ser agradable. Los desarrolladores han hecho un gran trabajo porque, no solo tiene una estética y un diseño fantásticos , sino que disfrutas usándola y trabajando en ella. Las interacciones y animaciones al usar la aplicación son sutiles y sencillas.

El modo oscuro de Things, me parece uno de los mejores modos oscuros que he visto en una aplicación. Puedes elegir entre un modo oscuro, con tonos grises muy oscuros o un modo negro, diseñado específicamente para las pantallas OLED, como las de los últimos iPhones.
Al hablar de diseño también debería incluir la navegación por la propia aplicación. Los atajos de teclado que incluyen son muy útiles. Me parece fundamental controlar los atajos de teclado de cualquier aplicación en la que pases bastante tiempo. En el caso de Things, tanto en su versión Mac como en la del iPad los atajos de teclado hace que su uso sea muy fluido y sin fricciones, sobre todo en el iPad, que es donde más uso Things.

Una de las cosas que más me gusta es que al abrir la aplicación, a la hora de hacer una búsqueda rápida, no tienes que ir a ninguna caja de búsqueda o ejecutar un atajo de teclado, simplemente empiezas a escribir, estés en la pantalla que estés, y se abrirá una búsqueda rápida. Si le das a comando + F sale esa misma cajita de búsqueda, pero empezando a escribir encima de cualquier pantalla te ahorras ese paso. Son estas pequeñas cosas, pequeños detalles, los que hacen que sea un placer usar la aplicación.

El soporte que tiene Things para el teclado es impresionante. Puedes navegar por toda la aplicación en el iPad tan solo con el teclado. Saltar de unas tareas a otras y entrar en sus notas, moverte entre proyectos, ir de la vista “Hoy” a “Programadas” o cualquier otra vista. Lo bueno es que los mismos atajos de teclado te valen también para el Mac, así no tienes que memorizar distintos atajos para los diferentes dispositivos.

La estructura de la aplicación me parece maravillosa, por su simplicidad y estética.
En los niveles superiores puedes crear tus áreas de responsabilidad. Después, dentro de ellas, puedes crear proyectos, tareas y checklists. Esto es posible hacerlo en otras aplicaciones, pero me gusta el enfoque que Things le da a estas áreas y su estructura.
Al meterte dentro de una de las áreas, se despliegan en la pantalla central las tareas que tienes sueltas en ese área, es decir, sin asignar a ningún proyecto, y a continuación los proyectos.
Al entrar en un proyecto la estética es igual de agradable. Me encanta la sensación de tener a tu disposición un documento en blanco en el que elaborar y trabajar en tu proyecto libremente, en vez de tener un rígido sistema de tareas y subtareas. En la pantalla del proyecto, en la parte superior, debajo del nombre del proyecto, tienes la opción de anotar todo lo que quieras, como material de referencia de tu proyecto. A partir de aquí puedes crear tus tareas, subtareas y encabezamientos, que son como títulos que puedes poner para separar distintas tareas y darle una estructura al proyecto.

A su vez, cada una de las tareas puede tener sus propias notas de referencia, su propia documentación. Si quieres puedes incluir subtareas o checklist dentro de una tarea. Todo este conjunto hace que tengas un documento muy completo sobre el que trabajar y planificar.

Bandeja de entrada

La interfaz de Things se divide básicamente en dos partes, una barra lateral y la ventana principal que es donde se despliega lo que escojas de esa barra lateral.
En la parte superior de la barra lateral se encuentra la bandeja de entrada, que es la localización por defecto donde se almacenan tus tareas al capturar desde una entrada rápida, o cuando envías desde el mail o desde la opción compartir en cualquier dispositivo.

Hoy

Debajo de la bandeja de entrada esta la vista “Hoy”. Cualquier ítem al que le pongas una fecha de comienzo, aparecerá aquí. Esta lista me sirve para filtrar las siguientes acciones de mis proyectos. Todo lo que tengo en “Hoy” son siguientes acciones, tareas listas para ser completadas.
En esta vista puedes elegir cómo ver las tareas: por áreas, por proyectos o simplemente tener una lista. Se puede configurar fácilmente desde los ajustes.
Para tener un control más fino de lo que tengo en “Hoy”, para filtrar por contextos, uso las etiquetas. De nuevo, es muy útil la forma en que puedes organizar estas etiquetas a lo largo de tus proyectos y tareas.
A una misma tarea la puedes asignar varias etiquetas. Yo las uso según mis contextos. Puedes navegar por las distintas etiquetas tanto en la vista de áreas de responsabilidad, como en la de proyectos, siendo así muy fácil filtrar las tareas según el contexto en el que me encuentre.
Dentro de este apartado “hoy” tienes otro que se llama “esta noche”. A veces lo uso para diferenciar las siguientes acciones que tengo que hacer después de mi jornada laboral. Esto se puede hacer también desde las etiquetas, por contextos. Pero a mí me va muy bien así, y no sobrecargo de etiquetas el sistema.
Otro de los aspectos que me gusta de esta aplicación es la manera en la que puedes poner las fechas. Puedes asignar fechas de vencimiento o fechas de comienzo, tanto a las tareas como a los proyectos. Al desplegar el pequeño calendario que tienes en cada tarea o proyecto, de una manera muy sencilla puedes poner esa tarea o proyecto en el apartado “Hoy”.
Lo que más me gusta de poner las tareas en “Hoy” es que si pongo una tarea ahí, que por la razón que sea, no he podido completar durante el día, no van a saltar las alarmas ni ponerse todo en rojo. Simplemente se queda en “Hoy” hasta que lo completes. Las fechas de vencimiento sí que se pondrán rojas, de una forma muy discreta, si se te pasan, y te dirá cuántos días te has pasado de la fecha de vencimiento. En realidad no uso las fechas de vencimiento mucho, porque lo que lleva una fecha objetiva de vencimiento lo meto en el calendario.

Programadas

A continuación de la vista “Hoy” esta la vista “Programadas”, que es una lista de todas tus tareas a las que hayas puesto tanto una fecha de comienzo como una fecha de vencimiento. Están ordenadas por fecha y también podrás ver aquí los eventos de los calendarios que tengas sincronizados. Muy útil para la revisión semanal y para la planificación.

En cualquier momento

Debajo de esta vista está la lista con todas las tareas sin completar que tienes en tu sistema. Se llama “En cualquier momento”. Si termino las próximas acciones que están en “Hoy”, voy a “En cualquier momento” y elijo tareas.

Algún día

Debajo de “En cualquier momento” se en cuenta la lista “Algún día”. Antes usaba una etiqueta para este contexto o una lista parte, dependiendo de la aplicación que estaba usando, pero ahora simplemente arrastro a esta sección la tarea o el proyecto en concreto y se queda ahí incubado. Si en la revisión semanal veo que ya estoy preparado para acometer una tarea o proyecto de los que están ahí, simplemente lo saco de ahí y va a su correspondiente apartado, o a la lista de siguientes acciones, que es la vista “Hoy”, o a la lista de proyectos si se trata de uno.

Registro

La lista “registro” es una recopilación de cualquier tarea que haya pasado por tu sistema con la fecha en la que se completó.

Y por último en esta parte superior de la aplicación se encuentra la papelera, con todas las tareas y proyectos que has eliminado en cualquier momento. Me gusta ser riguroso a la hora de borrar o dar por completadas tareas. Me gusta hacerlo bien para que funcione la sección de registro y la de papelera adecuadamente cuando necesite consultar estos registros. Necesito que esta parte también sea fiable.

A continuación en esta barra lateral ya se encuentra la organización de áreas y proyectos.

Otra de las características que me cautivó de Things es cómo maneja la documentación de los proyectos. En la misma aplicación puedes tomar todas las notas que quieras en torno a un proyecto y para cada una de sus tareas. Incluso dentro de las tareas puedes crear subtareas.
Aparte de poder poner la fecha de comienzo de una tarea y una fecha de vencimiento si lo necesitas, también puedes configurar recordatorios. Eliges una fecha y una hora y te saltará la alarma de lo que quieres que te recuerde. Particularmente no uso esta funcionalidad. Prefiero tener controlado mi sistema con las revisiones y conociendo perfectamente lo que hay en él. Aún así, en alguna ocasión lo he usado de forma excepcional.
Cuando tienes una tarea que se repite cada cierto tiempo, lo puedes programar para que, una vez completada, aparezca otra vez en un tiempo que selecciones. Tienes varias opciones disponibles en esta útil funcionalidad.

Es muy fácil capturar nuevas tareas en Things, Lo que más me gusta es que puedes crear tareas desde cualquier cosa, pantalla, texto que selecciones en cualquier app en la que te encuentres, ya sea en el Mac, en el iPhone o en el iPad.
En el Mac tienes la “entrada rápida” que con una combinación de teclas, te permite sacar la ventanita de Things, estés en la aplicación que estés y capturar de una forma muy rápida cualquier cosa que se te haya pasado en ese momento por la mente.

También en el Mac tienes la “entrada rápida con autorrelleno”. Una vez más usando una combinación de teclas desde cualquier página web, texto seleccionado o cualquier aplicación en la que estés, se abrirá el dialogo de captura con el enlace, texto o lo que sea que tuvieses seleccionado.

En el iPad y el iPhone, dentro de Things está el botoncito azul que al pulsarlo puedes crear tareas, proyectos o áreas de responsabilidad. Puedes arrastrar desde el botón azul hacia la zona que quieras para crear la tarea antes o después de otra en específico.

En el iPhone puedes usar el menú contextual que sale al presionar el icono de la aplicación de forma prolongada y crear desde ahí una nueva tarea.

También abriendo la página para compartir en iOS o iPadOS tienes la opción de enviar cualquier cosa a la bandeja de entrada de Things. Pueden ser páginas web, un texto seleccionado, enlaces u otras cosas que aparezcan en distintas apps. Por ejemplo desde Safari, le puedes dar a la flechita de compartir y seleccionar “Añadir a Things”.

Otro de los métodos de captura es a través de Siri. Los desarrolladores de Things tienen una sintaxis específica para añadir tareas a tu bandeja de entrada, pero es más sencillo sincronizar la bandeja de entrada de Recordatorios para que se envíe directamente a Things, así simplemente con pedirle a Siri que te recuerde cualquier cosa se pasará a tu inbox de Things.

La integración con mi aplicación de mail favorita, que es Spark, es muy buena. Me basta con deslizar con el dedo o con el trackpad hacia un lado y listo, tarea enviada a Things a partir de ese correo.
También tienes una cuenta de correo específica a la que puedes enviar tus correo a la bandeja de entrada si no tienes la opción de que tu aplicación de correo esté integrada con Things.

Widgets

Con la llegada recientemente de iOS 14 y iPadOS 14, una de las novedades que ha presentado Apple ha sido la posibilidad de poner Widgets en tus pantallas. Esta funcionalidad es más relevante en el iPhone, donde puedes combinar tus pantallas entre widgets y los iconos de las aplicaciones o poner ahí solamente los widgets.
Como no podía ser de otra manera Things 3 tiene disponibles unos widgets muy útiles. Puedes elegir diferentes estilos. De esta manera puedes escoger entre varias vistas que te permitirán tener rápido acceso a cualquiera de tus listas.
Se pueden colocar varios widgets de Things en tu pantalla. Por defecto se creará el widget con la vista “Hoy”, pero puedes poner cualquier lista filtrando por una etiqueta específica, por proyecto o por área.
También puedes poner otras vistas como “mañana”, tareas con fecha de vencimiento o tareas recurrentes, que se repiten. Es una forma muy útil de poder tener, por ejemplo, una pantalla entera de widgets dedicada solo a esta aplicación.
Lo que no se puede hacer desde estos nuevos widgets es marcar tareas como realizadas, lo que sería una muy buena opción para no tener que abrir la aplicación y marcar tareas simplemente desde ahí. Pero para eso están los “viejos” widgets, en los que sí lo puedes hacer.

Scribble

Una muy interesante funcionalidad en el iPad es Scribble. Con iPadOS 14 puedes escribir con el Pencil en determinadas aplicaciones en los campos de texto y se convertirá de manera automática en texto mecanografiado.
Pero Things hace algo que otras aplicaciones no hacen, algo único. No es solo que puedas escribir con el Pencil en un campo de texto, sino que simplemente apoyas el Pencil en la pantalla con Things abierta, escribes una tarea y automáticamente lo convierte en texto escrito a máquina de una manera brillante. Me parece una fantástica implementación de esta funcionalidad del nuevo iPadOS14. Cuando escribes en un campo de texto predeterminado con el Pencil, está muy bien, pero el poder escribir en cualquier parte de la pantalla y que te lo convierta, parece como si tuvieras unos poderes especiales, porque la verdad es como magia. Esto le da a los usuarios del Pencil un equivalente a los atajos de teclado y una manera de añadir tareas más rápida que lo que la aplicación misma propone sin el Pencil.
Esta característica funciona dentro de cualquier lista y de cualquier apartado de la aplicación. Así puedes, por ejemplo escribir una tarea en un apartado de “Programadas” y la tarea se añadirá automáticamente a la fecha dentro de la cuál estabas escribiendo, o dentro de un proyecto que tiene distintos encabezamientos, puedes elegir debajo de cuál de ellos escribir y, efectivamente, se añadirá debajo de ese encabezamiento.

Aspectos a mejorar

Está claro que Things no es perfecta, y en otras aplicaciones , como Omnifocus, vas a encontrar muchas más opciones de organización y configuración de la aplicación. Por ejemplo puedes crear vistas personalizadas de tus tareas con las perspectivas. Things es bastante más rígida, porque no tienes apenas opciones en este sentido.
Me encantaría ver que Things tuviera soporte para Markdown. Con todo el espacio que hay para documentar un proyecto son muy pocas (o ninguna) las opciones que tienes de hacer este contenido más legible. Estaría fenomenal poder darle un poco de formato a lo que se puede escribir en las notas de un proyecto o una tarea, algún encabezamiento, negrita etc.
Algo que echo bastante de menos en Things es la posibilidad de adjuntar archivos a tus tareas o proyectos. Muchas veces es muy útil el poder tener ahí un PDF adjunto o una foto de la tarea que tienes que realizar, o para documentar mejor un proyecto.. Espero que en futuras iteraciones de la aplicación esto se tenga en cuenta.
Las tareas dentro de un área o de un proyecto no están conectadas entre sí de ninguna manera, es decir, no hay forma de crear un proyecto de forma secuencial, en el que tengas la necesidad de completar unas tareas antes de pasar a otras para continuar con el proyecto. Esta es una funcionalidad que Omnifocus la tiene muy bien implementada.
Tampoco existe la posibilidad de colaborar con más personas en un proyecto o tarea. En este aspecto destaca Todoist, porque en Omnifocus tampoco se puede hacer.

Aún estas mejoras que se pueden hacer, Things es la aplicación con la que más he disfrutado a la hora de organizar mis días y tener a raya mi sistema.