REFLEXIONAR
Reflexionar o evaluar significa revisar tu sistema. Tu sistema no será fiable y no lo tendrás controlado si no adquieres este importante hábito de las revisiones. Revisar en GTD significa adquirir tres hábitos, no solo uno:
- Revisar para decidir qué hacer
- Revisar para que tu sistema siga siendo fiable, como dije antes.
- Y revisar para ganar perspectiva
El primer hábito “revisar para decidir qué hacer” no se trata de otra cosa que de una revisión diaria. Para determinar qué tienes que hacer hoy debes usar dos listas: tu calendario y tu lista de siguientes acciones.
Revisar para mantener la fiabilidad del sistema y para ganar perspectiva está relacionado con la revisión semanal. Para muchos expertos en productividad este es el más importante de todos los hábitos que forman parte de GTD. Revisar es lo que nos hace tener la sensación de control de todo y que te sientas bien con las decisiones que tomas, y las cosas que haces y las que no haces. no haces, porque tú lo decides así.
En la revisión semanal revisaremos los demás contenedores que no hemos tocado en la revisión diaria.
Antes de realizar la revisión semanal deberían capturar cosas que nos queden sueltas y aclarar las bandejas de entrada.
- Calendario – revisión de la semana que termina y las posteriores
- Archivo de seguimiento – ¿hay algo que se activará en los siguientes días?
- Lista de proyectos, identificando siguientes acciones de cada uno
- Contextos, comprobar que están al día
- Lista «a la espera»
- Listas «algún día/tal vez»
EJECUTAR
El último de los 5 pasos de la metodología GTD y que es donde realmente se reproduce lo que es la productividad personal, es ejecutar, hacer. Es el momento de la verdad.
Es importante haber realizado todos los pasos previos (definición del trabajo) para pasar a este último estadio que es pura ejecución del trabajo.
Existen cuatro criterios importantes a la hora de hacer, de ejecutar, que te permitirán tomar las decisiones adecuadas en el momento oportuno. Estos criterios te ayudarán a estar en calma y a confiar en las decisiones que tomas en cuanto a las acciones a realizar. Estos cuatro criterios son: La situación o contexto, el tiempo disponible, la energía disponible y la prioridad.
La ubicación se refiere a cuando y donde puedes hacer cosas. Por ejemplo no podemos llamar para pedir cita para la peluquería a las 9 si esta está cerrada, o no puedes enviar un correo si estás en un sitio en el que no tienes WIFI o cobertura. O cuando sales a hacer algún recado y miras tu contexto “recados” puedes ver qué cosas puedes realizar dependiendo de la localización. lo mismo no es práctico acercarte a un sitio que no te pilla muy bien en ese momento.
En resumen, en el episodio de hoy hemos visto los dos últimos pasos para que tu sistema GTD funcione perfectamente.
El paso de reflexionar o evaluar, consiste en revisar tu sistema con distintos niveles de frecuencia e intensidad y sirve para tomar las decisiones adecuadas cada momento, mantener la fiabilidad de tu sistema y ganar perspectiva.
El paso de hacer o ejecutar, consiste en identificar la forma óptima de trabajar en cada momento y llevarla a cabo.
Saludos desde Chile, te sigo en Google Edu podcast y ahora en píldoras de educación y Beta permanente. Es muy útil lo que cuentas de GTD, un mini curso buenísimo, desde ya me pongo productiva. Solo me pasa que no tengo dispositivos Apple, pero si Chome book y me gustaría que publiques más sobre esto. Mucho gracias por lo que haces.
Hola Macarena.
Me alegro que te haya sido útil lo que comparto.
Lo importante no es el dispositivo que uses, sino la concepción y tus hábitos productivos. La productividad debe ser independiente al dispositivo o herramientas que usemos. Por supuesto que la tecnología nos puede ayudar mucho en ese sentido.
Sí que tengo pensado hacer algún episodio sobre Chromebooks. ¡Atenta!
un saludo