Episodio 14 – Aclarar en GTD

El segundo paso según la metodología GTD es aclarar o procesar.

Este paso es 100% mental. Supone un proceso de pensamiento y toma de decisiones. Después de este paso de aclarado o procesado de la bandeja de entrada, las cosas que tenías en ella se transforman en algo sobre lo que puedes trabajar.

Aclarar o procesar puede significar dos cosas:

Una es vaciar tu bandeja de entrada. Una vez acabes este paso el resultado debe ser una bandeja de entrada completamente vacía. Si queda tan solo un elemento, seguirá sin aclarar. El verdadero objetivo es vaciar la mente de preocupaciones.

Pero aclarar también significa pensar y decidir. Pero estas decisiones se toman en base a criterios objetivos. Y es cuando aclaras tu bandeja de entrada hay seis posibles opciones sobre qué hacer con ese elemento de tu bandeja: eliminar, archivar, incubar, delegar, hacer o aplazar.

Existe un diagrama de flujo, una herramienta de transformación, que te va a guiar por el proceso de aclarado. Consiste en coger los elementos de tu bandeja de entrada uno a uno y hacerte una serie de preguntas. Debes ir de uno en uno por los elementos de tu bandeja de entrada pero en el orden en que aparecen. En este momento no intentes priorizar ni seleccionar.

Lo que sale de tu bandeja de entrada no vuelve a ella. No es tan fácil como parece. Pero esta dificultad, con la práctica va desapareciendo.

La primera pregunta que te debes hacer acerca de los elementos que tienes en la bandeja de entrada es ¿qué es?

La siguiente pregunta que propone David Allen para aclarar es ¿requiere acción? Esta pregunta determinará si hay algo que necesites hacer con la cosa en cuestión, ya sea en el momento o más tarde en un día en específico a una hora determinada. 

La respuesta a esta pregunta es fácil, ya que solo tiene dos posibles respuestas: sí o no. 

Es algo que necesitarás hacer, atender, entregar, completar, investigar, buscar, enviar, hablar, bueno etc. O por el contrario es algo que no necesitas o necesitas pero no es necesaria una acción por tu parte en este momento.

Si la cosa de tu bandeja de entrada no requiere de una acción por tu parte en este momento, entonces puede que la elimines, la archives o la incubes.

Eliminar. Simplemente se trata de algo que no necesitas o no quieres. Alguna pregunta que te ayudará a decidir es ¿me puede servir? ¿Realmente lo voy a necesitar o a usar en un futuro? ¿Hay alguna consecuencia si no lo tengo? ¿Tiene este elemento algún valor sentimental o emocional para mí? Si la respuesta es no elimina. Al eliminarlos, también lo eliminas de tu mente.

Si decides que sí te puede servir, pregúntate para qué te podría servir, para qué te puede ser útil. Si te cuesta contestar a esta pregunta elimínalo, porque en realidad es un «no». Pero si tienes claro para qué te puede servir ahora tienes dos opciones, archivar o incubar.

Archivar es guardar las cosas que en algún momento pueden ser útiles o vayas a necesitar. El archivo no lo revisas. Simplemente acudes a él cuando necesitas algo de él. Es decir, el archivo es un contenedor en el que almacenas información que puede ser útil en determinadas circunstancias.

Incubar es igual, guardar cosas que te pueden ser útiles en un futuro, pero tú eres el que decides cuando acudir a ellos. Lo que incubas sí que lo revisas, entra en las revisiones que debes hacer de tu sistema, para que de esta forma tú decidas si en un momento determinado requiere alguna acción por tu parte. Puede que sea algo sobre lo que no quieres tomar la decisión en estos momentos, porque te falte información o quieres pensarlo más. Incubar es exactamente eso, posponer la decisión de hacer algo o no hacer nada con esas cosas.

En GTD las cosas que incubas van a un contenedor específico, que es la lista «algún día/tal vez. Puedes tener una lista única o dividida en categorías.

Pues bien, si a la pregunta de si requiere que hagas algo con ese elemento es sí, vamos a ver que hacer con ese item. Aquí hay dos importantes categorías: próximas acciones y proyectos, que debemos diferenciar muy bien.

 Si, como hemos dicho, hemos respondido que sí, que tenemos que hacer algo, que requiere acción, nos preguntaremos si es una o más de una acción, es decir, se trata de una acción aislada o requiere una serie de pasos. Si es una acción aislada, se trata de una próxima acción. Si requiere más de un paso para completarse estamos ante un proyecto.

Las próximas acciones son los siguientes pasos físicos, acciones visibles que nos permiten avanzar hacia la realización de algo.

En GTD un proyecto es un resultado que te va a llevar más de una acción completar. Tú no decides si es un proyecto o no. Es objetivo. Lo es o no lo es. También es importante distinguir entre acción y próxima acción. Una acción es cualquier paso de un proyecto, pero una próxima acción es cualquier acción que puedes completar ya o desde este momento, tanto como si es una acción aislada, suelta o pertenece a un proyecto.

Una vez que tenemos una próxima acción, nos tenemos que hacer la pregunta: ¿lo puede hacer otra persona? Es decir, ¿se puede delegar? Si se puede delegar, delega y lo añades a otra lista que se llama “a la espera” para hacer el seguimiento más adelante. Necesitarás saber si eso que se delega se completa o no y no lo querrás perder de tu radar.

Si no lo puedes delegar y lo tienes que hacer tú, la siguiente pregunta que nos debemos hacer es si puedes hacerlo inmediatamente. Aquí entra la regla de los dos minutos. Si es una próxima acción muy simple que requiere muy poco tiempo para realizarla, hazla en el momento y te la quitas de encima.

Si algo requiere acción y no se puede delegar ni hacer de forma instantánea lo que tienes que hacer es aplazarlo. Y aquí va a estar la clave para ser más productivos y eficientes. Aplazar en GTD significa simplemente esperar a vaciar la bandeja de entrada, no es procrastinar. Después de aclarar la bandeja de entrada ya te puedes poner a completar tareas y acciones.

¿Cada cuanto hay que aclarar? Como hemos dicho este paso requiere un proceso de pensamiento y de toma de decisiones. Se recomienda que se haga una vez cada 24 o 48 horas como mucho.